Kommunikationszentrale

Die Kommunikationszentrale automatisiert und protokolliert die Praxis-zu-Patient-Kommunikation — Terminerinnerungen, Recall-Anschreiben, Geburtstags-Grüße, Mahn-Nachrichten und Ad-hoc-Mitteilungen. Sie deckt den gesamten Workflow ab: Vorlagen verwalten, Regeln definieren, Nachrichten planen, Protokoll auswerten und Probleme analysieren.

Aufbau

Die Ansicht ist als Tab-Leiste organisiert. Sechs Haupt-Tabs decken den Workflow ab:

1. Manuell — eine konkrete Nachricht ad hoc an einen Patienten oder eine Gruppe schicken.
2. Planer — vorgemerkte Nachrichten (Status Entwurf, Bereit, Geplant) prüfen, freigeben oder verwerfen.
3. Protokoll — was wurde wann an wen gesendet — vollständige Audit-Historie.
4. Statistik — Volumen, Kanal-Verteilung, Erfolgs- und Bounce-Quoten.
5. Probleme — fehlgeschlagene Zustellungen, Bounces, fehlende Patienten-Daten.
6. Einstellungen — Vorlagen, Benachrichtigungs­regeln, Gruppierungs­regel.

Tab "Manuell"

Eine Nachricht direkt an einen Patienten oder eine Patientengruppe schicken — ohne Regel-Trigger. Typischer Einsatz: kurzfristige Praxis-Information ("Praxis morgen geschlossen"), Recall-Aktion für einen einzelnen Patienten, Sammel-Nachricht für eine Gruppe.

Tab "Planer"

Übersicht aller von Regeln automatisch erzeugten Nachrichten mit Status:

• Entwurf — vom System vorbereitet, noch nicht zum Versand freigegeben.
• Bereit / Geplant — freigegeben, wartet auf das Versand-Datum.

Filter-Zeile

• Status — Entwurf / Bereit / Alle.
• Patient suchen — Filter auf einzelnen Patienten.
• Terminart — Eingrenzung auf eine Terminart.
• Ereignis — z. B. Termin in 24 h, Recall fällig, Geburtstag.
• Regel — eingrenzen auf eine bestimmte Benachrichtigungs­regel.
• Termindatum + Senden-am-Datum — Datums-Filter.
• Aktualisieren — Daten neu laden.

Tabelle

Spalte	Inhalt
Auswahl	Checkbox für Massen-Aktionen
Patient	Patientenname mit Klick auf Detail
T	Termin-Symbol
Terminart	Art des zugehörigen Termins
Termin	Datum/Uhrzeit des Termins
Regel	Benachrichtigungs-Regel, die die Nachricht ausgelöst hat
Ereignis	Trigger-Ereignis
Kanal	E-Mail / SMS / Push
Status	Entwurf / Bereit / Versendet / Fehler
Senden am	geplantes Versand-Datum
Aktionen	freigeben, bearbeiten, verwerfen

Tab "Protokoll"

Vollständige Audit-Historie aller versendeten Nachrichten — wichtig für Nachvollziehbarkeit und DSGVO-Konformität.

• Datumsbereich + Monats-/Jahres-Pfeile zur Navigation.
• Status-Filter.
• Aktualisieren.

Tabellen-Spalten: ID, Patient, Terminart, Termin, Regel, Ereignis, Kanal, Status, Gesendet.

Tab "Statistik"

Aggregierte Auswertungen zur Kommunikations-Aktivität:

• Gesamt-Anzahl versendeter Nachrichten im Zeitraum.
• Verteilung nach Kanal (E-Mail / SMS / Push).
• Erfolgs- und Bounce-Quoten.
• Volumen pro Regel.

Tab "Probleme"

Liste aller fehlgeschlagenen oder problematischen Zustellungen — z. B.:

• Hard-Bounces (Adresse existiert nicht).
• Soft-Bounces (Mailbox voll, vorübergehend nicht erreichbar).
• Patienten ohne hinterlegte E-Mail / SMS-Nummer trotz Regel-Treffer.
• Opt-out-Patienten, die Nachrichten empfangen sollten.

Wer hier regelmäßig prüft, hält die Patienten-Stamm­daten aktuell.

Tab "Einstellungen"

Drei Sub-Tabs:

Allgemein

Vorlagen

Zwei Vorlagen-Typen:

• Nachrichten­vorlagen — die eigentlichen Texte für E-Mail / SMS / Push. Pro Vorlage: Name, Typ, Nachrichten-Typen (mehrkanalig möglich). Mit + Neue Vorlage anlegen.
• Platzhalter­vorlagen — wiederverwendbare Text-Bausteine (z. B. Praxis-Footer, Standard-Anrede), die in Nachrichten­vorlagen über Platzhalter referenziert werden.

Benachrichtigungs­regeln

Die zentrale Konfiguration: welche Nachricht wird wann und wem geschickt?

Pro Regel:

Spalte	Inhalt
Name	sprechender Name (z. B. Terminerinnerung 24 h vorher)
Ereignis	Trigger (z. B. Termin in X Stunden, Recall fällig, Geburtstag)
Vorlage	welche Nachrichten­vorlage wird gesendet
Terminarten	Filter auf konkrete Termin­arten (oder Alle)
Kanäle	E-Mail / SMS / Push (mehrere möglich)
Vorlauf/Nachlauf	wie viel Zeit vor/nach dem Ereignis senden
Aktiv	Toggle ein / aus
Aktionen	bearbeiten, duplizieren, löschen

Filter Nach Terminarten filtern schränkt die Regel-Liste ein.

Gruppierungs­regel

Bestimmt, ob mehrere zusammenhängende Nachrichten zu einem Versand zusammen­gefasst werden (z. B. mehrere Termine pro Patient in einer einzigen Erinnerung). Standard: Keine Gruppierung — jede Nachricht einzeln.

Terminart-Bezeichnungen

Mapping zwischen den im PVS verwendeten Termin­bezeichnungen und einheitlichen Praxis-Begriffen für die Kommunikation (z. B. PVS-intern "AC-PZR-60" → Patient-freundlich "Professionelle Zahn­reinigung").

Ignorierte Terminarten

Termin­arten, die nie Trigger für eine Benachrichtigung sind (z. B. interne Behandler-Besprechungen, Test-Termine).

Anwendungs­fälle

• Terminerinnerungen — Regel "24 h vor Termin → SMS" — reduziert No-Shows.
• Recall-Wellen — Regel "PZR fällig + Patient hat E-Mail" — automatischer Versand.
• Geburtstags-Grüße — Regel "Geburtstag heute → E-Mail mit Vorlage".
• Praxis-Info ad hoc — Tab Manuell: kurzfristige Nachricht an alle Patienten mit Termin nächste Woche.
• DSGVO-Audit — Tab Protokoll: nachweisen, welche Nachricht wann an wen ging.
• Daten-Qualität — Tab Probleme regelmäßig prüfen und Patienten-Daten im PVS korrigieren.

Hinweise

• Patienten-Opt-out (E-Mail / SMS) wird respektiert — siehe Patientendetails für die Kontakt-Präferenzen pro Patient.
• Vorlagen unterstützen Platzhalter (Patient-Name, Termin-Datum, Termin-Uhrzeit, Behandler etc.) — werden beim Versand automatisch ersetzt.
• Regeln können kombiniert werden (mehrere Trigger, mehrere Kanäle parallel).
• Jede versendete Nachricht ist im Protokoll dauerhaft nachvollziehbar.

Konfiguration

Vorlagen, Regeln und Workflows können sowohl im Tab Einstellungen dieser Ansicht als auch zentral in Einstellungen → Workflows gepflegt werden — beide Stellen wirken auf dieselbe Konfiguration. Welche Stelle bevorzugt wird, ist Praxis-Konvention. Terminart-Konfiguration (für Trigger und Filter) liegt in Einstellungen → Terminart-Zuordnung.

Verwandte Ansichten

• Recall-Manager — gefilterte Patienten-Listen als Empfänger-Basis
• Heute — Termin-Status pro Tag
• Patientendetails — Kontakt-Präferenzen pro Patient (Opt-out, bevorzugter Kanal)
• Termin-Qualität — No-Show-Auswertung, um den Effekt der Kommunikationsregeln zu messen